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資料を作ることだけが仕事になってはダメ。

2011 - 06/13 [Mon] - 01:00

 だいぶ前に前の先生がお亡くなりになったせいでうちに替わってきたくださった関与先さんの過去の資料を見直していますと、前の税理士先生がものすごく丁寧に資料を用意して関与先に渡してくれていたものを見つけました。

 こういった資料があると本当に引き継ぐ際には有り難いですよね。前の先生のやり方が気に入らなくなって止めてうちにこられる方、あるいは前の先生がお亡くなりになったり廃業したりと、理由は色々ですが、こういった会計処理に関する詳細な資料をきちんと用意してくださっていると本当に助かりますね。

 しかしその資料を見ていると多少気になることもあります。確かにものすごく細かく各勘定科目の内訳をチェックしてくれているのですが、よく見ると月ごとに勘定科目の残高や内訳を手書きで書いてくれています。

 確かにこういった資料があれば有り難いですが、逆にこれだけの資料になると作るのも大変。きっと前の先生はこの資料を作るために相当な労力と時間を使ったはずです。しかし大抵の勘定の期中の動きはパソコンの総勘定元帳を見ればわかるものです。

 実はこの先生がなさっておられるような勘定の月次の動きをチェックする作業と全く同じ事を、私が修業時代に勤めていた事務所の超ベテラン事務員が行っていたことを思い出しました。昔は帳面も手書きでミスが山ほどあったでしょうから、こうやって各勘定の動きを毎月チェックするという監査のような作業を昔の税理士事務所職員は普通にやっていたのでしょうね。

 しかし今は時代が違います。確かに二重三重とミスを無くすためにチェックを行うことはとても大切ですが、「チェックを行う」という作業だけが一人歩きして無駄に時間を費やす原因になっている可能性も多分にあります。

 正直言って勘定の毎月の動きを紙に書き出す労力を使うのであれば、もっと大切なチェックポイントに時間をかけて作業する方が決算の精度は高まるのではないかと私自身は思っています。資料を作ることだけが仕事として一人歩きしてしまっては意味がないと思うのです。

 資料はあくまで本当に必要だから作るのであって、昔からの仕事の流れの惰性で資料を作っただけで仕事をおこなった気になるのは間違いだし、単純に時間の無駄であり、そこに時間を費やすせいで他の大切な部分の見落としをしてしまったのでは元も子もありません。実際惰性で毎年同じ資料だけを作っているとそういうミスをものすごく犯しやすいのです。

 仕事というのは基本的にどんどん簡略化、簡素化、定型化していくのが常套です。毎年同じ仕事をやっていても必ず何か改善して簡略化と効率化を行ってできばえの精度を高めるための努力を重ねなければならないのです。しかしその簡素化していく過程で省いてよいことと絶対に省いてはいけないことが出てきますので、その見極めを行うことが最も大切なポイントなのです。

 「昔からやっているから」という理由だけでなんの疑問も持たずに昔と同じやり方の手作業で資料を作るなんてことはやはり省いていくべき内容だと思います。それを省くことでどれほど業務時間が短縮されるか一度考えてみると良いと思います。業務時間が短縮されると言うことはコスト削減と仕事の精度アップにつながるわけですから、本来は事務所経営を改善させるためにも絶対に避けてはならない事です。

 前の税理士先生の資料をペラペラとめくっていると「確かにこれだけ無駄に手間暇かけて仕事をするのであればたくさんの報酬を関与先からもらわないと割が合わないな」と思いますね。しかし税理士事務所の事務効率と処理能力が低いせいでやらなくてよい作業を行い、それが原因で高い報酬を支払わされることを余儀なくされている関与先がいるとすれば、それははっきり言って迷惑をかけているだけですからね。

 従来よりも報酬額が下がっても十分儲かる程度にペイラインを引き下げて事務所体質を変えいていくのは今からの時代であれば全ての税理士がやらなければならないことだと思います。そういった視点で今まで惰性でやってきた仕事を見直して効率化することはとても大切なことだと思います。

 本来そういう経営改善を自分の事務所で積極的に行い、そこで得たノウハウを顧問先の事務改善のヒントとして提供するのが税理士事務所の役割ではないかと思いますね。

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