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事務処理を効率化させるには?

2022 - 06/22 [Wed] - 15:24

税理士法も改正されて、税理士事務所でもリモートワークが認められて事務処理を行う場所が複数になっても認められる状況になってきていますので、私自身もテレワークによる事務処理を再び行っています。

といっても、以前のように24時間どこでも仕事を行うためのテレワークではなく、現在はあくまで「勤務時間中に、事務所以外の場所からパソコンなどの設備が常設された場所で仕事を行う」ことを前提に仕事を行っています。

まあ、言ってみればコロナ禍で大企業が行っていた自宅でのテレワークとほぼ同じことですね。なぜそんなことをいまさらやっているのか?と言いますと、個人的に「雨の中通勤するのがイヤだから」ですね(笑)

そう、私に限らず皆さんそうだと思うのですが、梅雨のこの季節に傘を差しても雨に濡れながら職場に行くのがとても嫌いなのです。私たちみたいな自由業者であれば別に職場に出勤する義務なんてものもないわけですから、テレワーク(私の場合はほぼすべてのケースで自宅から)で仕事ができるのであれば、敢えて事務所に出かける必要はないんじゃないか、と思っているわけで、その可能性を追求していくことは結局のところ、自分がストレスなく仕事を行うことにつながるのではないかと思っているわけです。

そういうシステムが問題なく構築できるのであれば、事務員さんも自宅など、自分にとって都合の良い場所から仕事を行えばよいわけですからね。仕事の進め方については、柔軟に、効率よく、そして健康的に(実はここが一番大切)進めることができれば、それが事務所(職場)にとっても、事務員(従業員)にとっても、顧客にとってもよい、すなわち三方善しでベストなのではないかと思うわけです。

最近も新しいパソコンを組む過程で、ソフトのライセンス認証がにっちもさっちもいかなくなってマイクロソフトにサポートをお願いしましたが、マイクロソフトなんか働き方が進んでいますよ。だってパソコンのサポートなんてすべて遠隔操作で先方の担当者が私の手元のパソコンを操作しますし(しかもすさまじく凄い早さで)、やり取りだってチャットを通じてすべてモニター上の画面で行います。

さらにはそのチャットには自動翻訳機能が付いていますので、チャットの文字上では日本語のやり取りになっていますが、担当者のお名前は明らかに外国人だし、実際にどこの国の誰が操作を行っているのかサポートを受けている人には全くわかりません。

そんな状態でもきちんとサポートを行ってトラブルを解決してくれるし、実に凄いサービスを提供しています。ああいうサービスを目の当たりにすると、ICTの進化の凄さにある意味衝撃を受けますし、世界中どこにいても仕事を行えることを強く思い知らされます。

進んでいるサービスというのはそんなもので、そう考えれば日本の税理士の仕事なんてもっともっと改善の余地があるし、もっともっと働き方や処理方法を効率化できるはずだと思ってます。

で、そういう税理士業務の効率化を最も阻んでいると個人的に思っているのが、やはり紙書類の存在ですね。手書きの書類とか、紙に印刷されている資料類ですね。

手書きで書かれていること自体は別に良いのですが、それが紙の状態で保存されていることが最も問題なのです。すべての書類がpdfなどで電子化されていれば、本当に事務処理のために職場に出向くなんて必要はゼロになるはずです。もちろんそのほかにマルチモニターや大型モニターを使って物理的なデスクトップ(机上)を拡げる代わりに画面上のデスクトップを拡げる工夫は必要です。狭い画面では書類を電子化する効果を得ることはできないばかりか、むしろ作業効率を落としてしまう恐れもありますからね。

なので事務処理の電子化を進めるにはまず何よりも
1)書類をすべて電子化してしまうこと
2)そして使用するモニターを大型化、マルチ化させて面積を広げること
が重要なポイントになります。

なので、いまからの時代の職場やリモートワークを行う場所で重要なポイントはモニターを大型化・マルチ化することが常識的になってくると思います。事務作業のデジタル化と効率化を進めるためには、まずここにお金をかけて導入することが大切だと思います。

こうやって行けば、とりあえず我々自身の事務処理効率化のための準備はできるわけですが、もう一つの問題は、お客さんにもデジタル化に協力してもらう、というところにあるんですよね。

特に我々税理士のように零細、そして高齢者のようにデジタルに対応できない顧客を相手に商売をしているようなケースでは、我々自身がデジタル化・効率化を進めていっても、顧客が対応できないのでそこで進化が止まってしまう、という事態が起きてしまうわけです。

それは会計処理の自計化を例に考えてみればすぐお分かりになると思います。パソコンになじみのあるお客さんだったらこんなもの実に簡単に対応してくださるのですが、これが目の悪くなった70代、80代の顧客だとほぼ絶望的に無理です。

「お客さんがせめて金銭出納帳だけでもパソコンでつけてくれればメチャクチャ楽なのに」と思うケースは山ほどありますが、でもそれができない方には本当にできないことになってしまうのです。これは高齢者だけでなく、年齢が若い方についても日ごろの仕事でパソコンを使う必要がない方であれば、経理処理だけパソコンで行う、ということに対応できなかったり、拒否感を感じる方は少なくありません。

なので、事務処理を効率化させるための大きなポイントは、顧客にもデジタル化・ペーパーレス化に協力してもらうということが欠かせませんので、その啓蒙や協力のお願いをどうやって進めて行くか、というところがもう一つの大きなポイントになるのではないかと思います。

特に顧客のデジタル対応については、どうしても時間とお金がかかってしまいますので、そこの部分が業務をデジタル化・効率化させていくための最大の障害になるところですね。どうやってデジタルに馴染みのないお客さんにデジタルに慣れてもらえるようにできるか、ですね。

まだまだ考えて工夫すべき点は色々ありますね。でもそこを乗り越えていかないと我々自身の業務の効率化は先に進みませんよね。

頑張って考えます。

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