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元帳って作りますか?

2020 - 10/12 [Mon] - 11:12

このブログをお読みの方は税務会計をお仕事にされている方が多いと思いますのでお尋ねするのですが、皆さんは決算が終わった後などに紙の元帳や補助元帳を作成しますか?

というのも今日税理士用品販売会社からの商品案内の中に元帳作成用品があるのを見かけて、「そういやもうこんな商品長いこと注文してないなぁ」なんて思ったのですが、そう感じたことが皆さんに元帳を紙作成しているかどうかをお尋ねしたかった理由なのです。

あれ、作るのに結構手間かかりますよね。

私の場合は数年前くらいから徐々に紙で元帳を作ることは廃止していっています。「では電子帳簿ですか?」と言われると、それも違います。正直電子帳簿は面倒くさいのでやりたくないです。

ではどうしてるの?といえば単純に決算が終わった最終の会計データに基づいて元帳をpdf保存しているだけです。税務調査があればそのpdfファイルを印刷して元帳に仕上げるだけのことです。だって会計ソフトから紙で出力された元帳を書庫に保管しておくことと、pdfで保存した元帳ファイルを調査の際に紙印刷して提示することに本質的な違いはなにもないですからね。

そうやっている税理士さんや会社さんは結構多いですよね?だって本質的な違いはなにもないですもんね。元帳の内容が変わるわけでもないし、改ざんするわけでもないし。もとより改ざんや修正するつもりがある人なら、会計データをいじって元帳を再出力して修正するでしょうから元帳が紙保存かpdf保存かによる違いは全くないです。

コロナ騒動以降、日本社会のデジタル化というのが盛んに言われていますけれども、そういうことも大切な論点だと思います。電子帳簿や書類のスキャナ保存については現時点では税務署に対する届出書を提出する必要があるのですが、これについては以前から「なんでスキャナ保存やpdf保存することについて届出が必要なの?」と思いますね。

もちろんその理由が「原本でない書類、特にレシートや領収書などはコピーでは内容が改ざんされていないかどうかなんかわからない。だからあくまで原本でないと正式な資料として認めない」というところにあることはわかります。それは当然に理解しますけれども、その点とは本質的に無関係な元帳のpdfファイル保存などは届出書の提出が必要な理由が全く理解できないんです。

電子データで保存する場合であれば、書類キャビネット何台分の書類がほんの小さな1TのハードディスクやSSDに余裕で収まってしまいます。その保存の利便性は、そっちに移行してしまうともう到底紙保存の状態などにはバカバカしくて戻ることができません。私の事務所では申告書や元帳、申告に関する資料などは基本的に全部スキャナ保存か、ワード・エクセルなどのデータ保存をしています。

だってそうしないと毎年膨大に増えていく書類の保存なんか物理的にムリですもの。「いや、それは法律で決っているんだから書庫を外部に借りてでも書類で保存するのが当然では?」とおっしゃる方も多いと思いますけど、だったらその法律を変えましょうよ、っていうのがいまのデジタル化の話ですよね?

もちろん多少フライング気味なのかも知れませんが、先ほども書きましたようにpdf保存していることに一体どんな支障や問題点があるんですか?って話なんですよね。それに在宅勤務するときなども作業に必要な書類が電子保存されているかどうかということがものすごく大切な要素ですから、これからの時代あらゆる書類・資料を電子保存しているかどうかということはとても大切なことです。

本質的に問題がないのであれば、そこはどんどん電子保存を認める方向で進めていっていいんじゃないかと思いますけどね。近年の国税の電子申告を見ていても、以前は認められなかったpdfファイルによる書類添付が相当拡大されて認められるようになってきていますもんね。これだって、どうせ国税サイドでは書類をスキャン読み込みして保存しているのだから、わざわざ紙提出されるより最初からpdf提出してもらった方が国税としてもラク、という事情もあると思います。

そのあたりの動きを見ていても、もっと柔軟に書類の電子保存を認めるべきではないかと感じます。もちろん事前の届出の提出も不要にして、という話ですけれども。

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