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注意点を通知してくれるソフトが欲しい!

2018 - 06/11 [Mon] - 16:53

もう今どきの私たちの業務って、ほとんど100%がパソコンを使った処理になってきていますよね。電卓だって下手したらパソコン画面の電卓や会計ソフトの電卓機能を使って処理することが増えてきたので、あまり使う機会がなくなってきました。

そういう状況において、こんな機能があったらいいなぁ、なんて思うことがあるんですよね。

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それはですね、皆さんもこんなことないですか?例えば「半年先にこの会社の年末調整処理を行うときに、この人のこういう点を特別に注意して処理しなきゃいけない」なんてことが。

紙ベースの時代なら、処理を行う際に必ず目を通すファイルにメモ書きを書いておけば、いくらでも申し送りすることができますよね。でもすべてをパソコンで行う時代になってくると、そのメモや申し送りをどこに保存しておくのか?ということが問題になりますし、保存していても自分自身ですらそのメモや申し送りを見ることを忘れてしまうことがあり得るし、他人への申し送りならなおさら見落とされる場面が増えるかもしれません。

それを解決するための工夫として、きっと皆さんもいろいろとトライしてきていると思うのですが、結局パソコンを使ったペーパーレスで処理しようとしているのに、申し送りやメモだけ紙を見なきゃいけない、っていうのがものすごい無駄な作業になるし、ミスの原因になってしまうんですよね。これは我々の業務で言えば、税務申告書について国税は電子申告で、地方税は紙で提出する場合や、国税に提出する書類のうち一部だけを紙提出しなければならないような場合にミスが生じやすくなるのと一緒の話です。

つまり、電子化するのならすべてを電子化できないとあまり意味がないわけです。デジタルとアナログの併用が一番ミスを引き起こしやすくなると個人的には思うのです。

で、先ほどのように半年先に処理するときの申し送りやメモをどうやって保存するか、ということなのですが、こんな機能がソフトに備わっていればよいと思いませんか?

それは「ファイルを起動するタイミングでメモなどを最初に表示する機能」ですね。例えば先ほどのように半年先に年末調整を行う際には、その関与先のファイルを開いたとたんに小さなウィンドウが表示されて「Aさんの年末調整時には△△に注意して処理を行うこと!」と表示される、という機能です。

もしかしたらすでに実用化されているのかもしれませんし、ちょっとネットで調べてみましたらエクセルではマクロを使うことでそういうことはできるみたいですが、私が使っている一般的なほかのソフトでは、例えば弥生会計のファイルをダブルクリックして起動した際にメッセージが表示できるのでしょうか?出来たらとてもうれしいのですが、私はまだ気が付いてないです。

もしまだそういう機能ができていないのであれば、ぜひそういう機能が欲しいですね。そうすれば特定のお客さんの特定の作業を行うためのファイルを開けば、その時にメッセージが出てきますので自分で注意点を忘れていようと、事情を知らない別の人が処理しようとミスを減らすことができるんじゃないかと思うのです。

ぜひすべてのソフト、ファイルでそういったリマインダー、メモ機能みたいなものを備え付けてほしいですね。そうすれば手書きのメモや申し送り書を書いてそれを見ながら仕事する、なんてことをやらなくてよくなりますものね。

#リマインダ
#業務効率
#電子化
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