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領収書の電子保管 容認

2014 - 11/06 [Thu] - 00:27

今日の日経新聞の一面トップ記事に「領収書の電子保管 容認」という見出しで、政府が2015年から電子ファイルによる領収書等の保存を認める方針、との報道がありました。

記事によりますと、現在原本の紙のままでしか保存が認められない3万円以上の領収書や契約書の保存を2015年から電子化による方法でも認めるとのこと。海外に比べて書類の電子保存が遅れている日本では、企業が書類保管のためにかけているコストがバカにならないそうで、この電子保存が可能になることにより法人税の実効税率を0.6%引き下げるのと同等のコスト削減効果があるのだとか。

私達中小の事業者の税務においても、領収書などが電子保存可能になればずいぶんと影響は大きいですよね。良い影響は関与先さんにとって資料の保管場所が少なくて済むことですね。これがきっと最大のメリットでしょう。

しかし、私達の仕事を考えてみた場合、喜んでばかりもいられそうにないこともありますね。領収書などを電子保存することによるメリットを活かすことができるのは、自計化できている関与先、それもほぼ完璧なレベルで入力処理を行なうことが可能な関与先さんに限られるでしょうね。

そういう関与先さんであれば、自社で会計入力処理を行ったあとで、領収書などをピヤーっとコピー機でスキャンしてしまえばいいわけですものね。そしてその原本は捨てても構わない、ということになりますから、その省スペース化はかなりの効果があると思います。

もちろん、様々な様式で受領する領収書や契約書をスキャンする作業というのが、実は結構めんどくさいかもしれないのではないかと懸念しますけど、どなたかが効率のよいスキャンシステムを考えてくれることを今後期待します。といいますのも、一枚一枚様式の異なる領収書類をスキャンしてたらとんでもなく手間がかかりますからね。その人件費は、もしかすると書類を今までのように整理、保管する作業より大変かもしれませんものね。

それより、私が個人的に心配するのは、入力作業を税理士に依頼されておられるような小規模事業者さんについてですね。そういった関与先さんであれば、当然ながら領収書類の電子化をご自分で行なうこともできないでしょうから、もし電子保存を行うとすれば、その作業も税理士事務所で行なうことになります。

そうなると、さきほどの話と同じように、関与先さんから受け取った領収書類を税理士事務所で電子化する作業が相当バカにならないものになるはずなんですよね。なので、そういった小規模事業者さんについては、電子化を行なうことは事実上難しいかもしれませんね。

まあ、とにかくこの電子保存を推進させていくためには、どれだけ人手をかけないでスキャンする事ができるか?という技術的な問題に行き着くのかもしれませんね。1000枚の領収書をスキャンするために千回コピー機のカバーを開けたり閉じたりして作業する、なんてことはどう考えても現実的な話ではないですものね。

何枚かをまとめてスキャンするにしても、一旦紙に糊付けしてスキャンする、なんてことは完全に二度手間ですし、写真のアルバムみたいな軽い糊が付いた専用のクリアファイルに数枚を挟み込んでスキャンすれば作業はラクかもしれません。そうすれば自動で連続スキャンもできるかもしれませんしね。

なんにしても、どれほど「ラクに」書類をスキャンすることができるか、その現実的なところがポイントのように感じますね。電子保存が可能になることで、私達の仕事も効率化できれば願ったり叶ったりです。

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