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ペーパーレス事務所化

2013 - 06/14 [Fri] - 00:16

 今日届いた近畿税理士界を読んでいますと、税理士事務所におけるペーパーレス化のコラムがありました。そのコラムの著者のペーパーレスの方法は、入口でペーパーレスにする方法、すなわち「最初から紙で保存しない」という方法を実践されているのだそう。

 確かにそれが理想だと思うのですが、現実問題として、この著者も指摘しているように、すべての紙をなくしてしまうと決算作業などを行う際に何かと作業効率が落ちることにつながるのです。ですから、私はそこまで徹底したペーパーレスは行っておらず、私の場合はどちらかと言いますと「出口」でのペーパーレス化を図っています。

 どういうことかといいますと、作業が終わった書類を電子保存化させるわけです。ですから作業中で利用している書類は書類として保存しておき、作業が終了した資料や申告済み書類を一定期間経過後に電子化させる方法です。

 これはもちろんある程度の書類保存のための場所が必要になりますが、すべてを書類で置いておくことに比べますと随分とスペースの削減に役立ちます。だいたい、ほとんどのケースでは3年経過した税務関係の書類は二度と見る必要がありませんので、申告後3年経過した決算・税務関係書類は電子保存してもまず影響はありません。

 なので、うちの事務所の場合は日常業務にまず影響のない書類を電子化することにしています。これでも書類は従来の60%程度は減らせるんじゃないでしょうか。そうすることで古い書類を整理していくことで、本当に今の業務に必要な書類だけを残すことで、業務の効率化と事務所スペースの有効活用が同時に実現できるのではないかと思っています。

 これからの税理士事務所にとっては、あらゆる意味において「電子化」がキーワードです。申告はもちろん電子申告、それに伴う決算処理や書類作成も当然すべて電子処理、そして必要書類も電子保存、さらにはこれらの電子化された情報にどこからでもアクセスできることです。そういう事務所がこれからの税理士事務所だと思っていますので、当事務所でもそこをどんどん進化させていきたいですね。

 ・・というよりも、そうしないとホント仕事が回りませんねん・・(笑)。事務所狭いし、書類であふれかえってますからね・・。切実な問題ですよ(笑)。

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