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グーグルドライブによるデータ共有化作戦(つづき)

2012 - 06/08 [Fri] - 11:23

 グーグルドライブを利用した関与先とのクラウド上でのデータの共有化、なかなか便利です。

 テストを終えて上手く動作することが確認できたので、少しずつ対象の関与先を増やしていっているのですが、このグーグルドライブの良いところは、「共有」サービスを利用すれば実質的にクラウド上で無限のディスクスペースを利用できる点ですね。

 どういうことかといいますと、例えばA社のデータを共有するためにA社にグーグルドライブのサービスに加入してもらって5ギガのストレージが使えるとします。そしてB社にも同じように5ギガのサービスに加入してもらいます。そして事務所側も5ギガのサービスに加入して、このA社・B社がネット上に保存しているデータを共有することで利用することになるのですが、事務所側から見れば実質的に合計15ギガのクラウド上のディスクスペースが自由に使えることになるのです。

 となれば、データを共有するユーザー(関与先)の数を増やせば増やすほど、利用できるディスクスペースはいくらでも増やせることができるというわけです。これは本当に便利です。特に私たちの仕事であれば、ひとつの関与先ごとに共有しなければならないデータなんて絶対に5ギガもありませんので、クラウド上のディスクスペースが足りなくなる、という状況はほぼ永久にありません。それが無料で使えるのです。

 まあ、以前にも書きましたように、この「無料」というのが唯一の曲者と言えば曲者です。「天下のグーグルが提供しているサービスだから」と思って信用はしていますが、それでも所詮無償で提供するサービスには違いありません。世界中でこのサービスを展開することでかき集められる膨大な情報を、どこでどう二次利用しているかということは誰にもわかりません。つまり世界中の個人情報などがグーグルに全て集まってしまうという危うさや、サーバーにトラブルがあったときにはそれが消えてしまう、という恐怖がつきまとうわけです。

 しかし、業務におけるひとつの可能性を試すという意味であれば、非常に有用なサービスです。利用することで、リスクも利便性も初めて理解できるわけですし、きっと今までのクラウドストレージサービスとは全く違う操作性(というか操作感がゼロであること)にかなりビックリすると思います。

 先ほども書いた「無料」というところに不安を感じているのは事実ですが、しかしこれを利用すれば自計化を行っている関与先と簡単にデータがクラウド上で共有できることも事実です。こんなことができちゃえば、月次で差分データをメールなどでやり取りして監査を行う、なんてサービスですらバカバカしくなっちゃいます。だって日々自由にデータがお互いにチェックできるわけですからね。

 世の中で日々新しく開発し、提供されるITサービスについては、上手く利用すれば本当に私たちの業務を劇的に進化させてくれるものがあります。それに一生懸命になることだけが大切なわけではありませんが、しかしそういったサービスの研究を行うことも、これからの税理士が稼いでいくためには大切なことだと思います。

 「稼ぐ」ということは、すなわち税理士の場合には「正確に処理できる件数を最大限に増やして、そのためのコストを最小限まで引き下げる」ということに集約されますからね。これを実現させるためには業務の効率化を高めるのが王道であるわけで、進化するITツールを利用しないのはもったいないと感じています。

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