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グーグルドライブによるデータ共有化実験

2012 - 05/30 [Wed] - 00:16

 グーグルドライブというクラウドストレージサービスを業務に利用できないものかと考えている話はちょっと前のブログに書きましたが、本日、旧知の経営者がやっている会社とこのグーグルドライブを使った弥生会計ファイルの共有テストをやってみました。

 結論から言えば、バッチリですね。このグーグルドライブには「共有」という機能というか、設定がありまして、これを使いますと、ローカルのパソコン上に関与先が作業した最新の弥生会計ファイルを自由に操作することができるようになります。

 方法はこんな感じです。まず事務所側、関与先側でそれぞれにグーグルドライブのアカウントを取得します。グーグルドライブのソフトもダウンロードしてインストールします。ここまでが前準備。

 そして次に関与先側で事務所と共有したいファイル(例えば弥生会計のデータファイル)を、関与先側のローカルパソコンにある「Google Drive」フォルダに移動させます。これにより自動的にそのファイルはクラウド上のグーグルドライブにコピーされます。

 その後、関与先側でウェブでグーグルドライブにログインしてもらい、先ほどグーグルドライブ上にアップロードしたファイルについてそれぞれ他ユーザー(今回は事務所)との「共有」設定をしてもらいます。共有の設定の方法は、アップロードしたファイル名を右クリックすると「共有」というコマンドがありますので、ここで共有したい相手のメールアドレスを入力することで設定します。これで関与先側の設定は終わりです。

 ここまでできますと、続いては事務所側で、ウェブ上にてグーグルドライブにログインしますと、先ほど関与先側が共有設定したファイルが事務所側の「共有アイテム」上で操作可能になったことがわかります。更にこの「共有アイテム」上に存在する関与先との共有ファイルを「マイドライブ」にドラッグしますと事務所側のローカルパソコンでいつでも自由に操作可能になります。

 この共有ファイルを「マイドライブ」上にドラッグする際に、関与先ごとのフォルダを作成しておけば、複数の関与先ごとに共有データを整理することができるので、事務所側としてはとても使いやすくなります。

 以上で関与先側、事務所側での設定は終了です。あとは関与先、事務所のそれぞれがローカルパソコン上の「Google Drive」フォルダにある弥生会計のファイルを開いて、入力処理やチェック処理を行えば、関与先・事務所の双方で最新の処理内容を同時に共有することができるようになります。

 ただ弥生会計の年度更新処理などを行う際には、年度更新を行いますと新たなファイルを作成することになりますので、更新後のファイルに対してまた共有設定を行う必要があります。また更新処理を事務所で行うか、関与先側で行うかによって、ファイルの作成者(オーナー)が変わってきますので、このあたりはルールを決めて統一したほうがよいと思います。

 グーグルドライブは、他のストレージサービスと比べるとちょっと独特なサービスなのですが、使い方によっては他のストレージサービスよりもソフトの起動が速いし、クラウドサービスを利用しているという意識がほとんどありませんので、大変便利に使うことが可能ではないかと思います。

 有料のサービスと比べますとセキュリティや情報漏洩の不安はありますが、そのあたりが気にならなければ、無料で5ギガまで利用できますので、関与先との会計や税務処理のデータ共有化に利用するだけなら全く問題ないと思います。

 ご興味があれば、ぜひ一度テストをなさってみてはいかがでしょうか?使い方によっては事務所の相当な事務効率のアップ、監査サービスの品質向上に役立つ可能性があると思います。

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